Politique de Confidentialité

Politique de confidentialité
Introduction:

La protection des renseignements personnels est une préoccupation importante pour notre entreprise, et nous sommes déterminés à nous conformer à la loi 25 sur la protection des renseignements personnels. Cette politique interne décrit les mesures que nous avons mises en place pour protéger les renseignements personnels de nos employés, clients et fournisseurs.

Le principe de confidentialité consiste à̀ empêcher la divulgation d’informations à des personnes, des ressources ou des processus non autorisés. Une autre expression utilisée pour la confidentialité est le respect de la vie privée (loi 25). Toute information confidentielle relève d’un statut non public. Préserver la confidentialité constitue un devoir de nature éthique.
Désignation d’une personne responsable de la protection des renseignements

Mr Yanick Paquin Bélanger – Président / Propriétaire est désigné par VP Soudure inc comme responsable de la protection des renseignements personnels.

Son courriel est vpsoudure@gmail.com

Collecte et utilisation des renseignements personnels:

Nous ne collecterons que les renseignements personnels nécessaires à nos activités commerciales et nous ne les utiliserons que dans le but pour lesquels ils ont été recueillis. Nous informerons les personnes concernées de la collecte de leurs renseignements personnels et de la façon dont nous les utiliserons. Nous exigerons également l’obtention du consentement. Pour une collecte, une utilisation ou une communication de renseignements personnel concernant un mineur de moins de 14 ans, nous nous assurerons d’obtenir le consentement du titulaire de l’autorité parentale.

Conservation et destruction des renseignements personnels:

Nous conserverons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, et nous les détruirons de manière sécurisée lorsqu’ils ne seront plus nécessaires.
Tout document physique incluant des renseignements personnels sera gardé dans un local et classeur sous clé.

Sécurité des renseignements personnels:

Nous prendrons les mesures de sécurité appropriées pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’utilisation non autorisée, la divulgation, la modification ou la destruction. Nous mettrons en place des protocoles de sécurité informatique, des mots de passe sécurisés avec multi-facteurs, des systèmes d’accès restreint et une formation régulière de nos employés pour garantir que les renseignements personnels sont protégés.
Nous réviserons les droits d’accès des personnes afin d’être conforme au principe du moindre privilège, également appelé « accès au moindre privilège », est le concept selon lequel un utilisateur ne doit avoir accès qu’à ce dont il a absolument besoin pour exercer ses responsabilités, et pas plus.
Nous demandons aussi aux utilisateurs de s’assurer que leurs équipements sont sécurisés avant de quitter leurs postes (ex : verrouiller l’ordinateur ou le cellulaire).

Accès aux renseignements personnels:

Nous limiterons l’accès aux renseignements personnels à nos employés qui ont besoin de les utiliser dans le cadre de leur travail. Nous informerons nos employés de l’importance de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels. Nous utilisons le principe du moindre privilège pour les personnes désignées.

Communication des renseignements personnels:

Nous ne communiquerons les renseignements personnels à des tiers que dans la mesure où cela est nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels ils ont été recueillis, et nous obtiendrons le consentement des personnes concernées avant de communiquer leurs renseignements personnels à des tiers.
Si le professionnel en charge juge ne pas avoir les compétences nécessaires pour communiquer de façon prudente les renseignements personnels, il doit faire appel à une personne qui pourra le conseiller et l’épauler.
Voici quelques méthodes de communication sécuritaires que nous emploierons :

Lors d’une communication par courriel, nous devons répondre au courriel du récepteur (sur consentement) pour éviter les erreurs de destinataires.
Les documents numérisés à l’interne doivent être enregistrés dans le fichier sécurisé avec accès restreint plutôt que d’être envoyé par courriel.
Pour un envoi externe de document contenant des renseignements personnels, il faut s’assurer que le courriel est chiffré ou protégé par un mot de passe.

Droits des personnes concernées:

Nous respecterons les droits des personnes concernées en matière de protection des renseignements personnels, y compris leur droit d’accès, de rectification et de retrait de leurs renseignements personnels.

Formation et sensibilisation:

Nous fournirons une formation régulière à nos employés sur les politiques et les procédures en matière de protection des renseignements personnels, ainsi que sur les risques liés à la protection des renseignements personnels.
Tout professionnel qui constate un risque concernant la protection des données personnelles ou le maintien de la confidentialité, doit en faire part au responsable désigné. Nous assurerons sa protection en tant que dénonciateur d’infraction.
Incidents de confidentialité
Nous ferons preuve de transparence à l’égard des incidents de confidentialité et ce, dans le but de protéger les personnes concernées.
En cas d’incident de confidentialité initié par un professionnel, VP Soudure inc. nous verrons à appliquer les mesures disciplinaires appropriées pour éviter que cela ne se reproduise. De plus, nous tenons un registre des incidents de confidentialité, peu importe leur classification.

Conclusion:

Nous sommes déterminés à protéger les renseignements personnels de nos employés, clients et fournisseurs conformément à la loi 25 sur la protection des renseignements personnels. Nous continuerons à évaluer et à mettre à jour nos politiques et procédures en matière de protection des renseignements personnels pour garantir que nous sommes en conformité avec les normes les plus élevées de protection des renseignements personnels.
Messages texte (SMS) :
Les numéros de cellulaire et les consentements SMS ne sont jamais partagés, vendus ou loués à des tiers ou affiliés à des fins de marketing. Ils sont transmis uniquement à notre fournisseur SMS (Twilio) pour l'envoi des messages.

English:

Introduction: The protection of personal information is an important concern for our company, and we are committed to complying with Law 25 regarding the protection of personal information. This internal policy outlines the measures we have put in place to protect the personal information of our employees, clients, and suppliers.

The principle of confidentiality consists of preventing the disclosure of information to unauthorized individuals, resources, or processes. Another term used for confidentiality is the right to privacy (Law 25). Any confidential information has non-public status. Preserving confidentiality is an ethical duty.

Designation of a Person Responsible for Information Protection: Mr. Yanick Paquin Bélanger – President / Owner has been designated by VP Soudure inc. as the person responsible for the protection of personal information.

Email: vpsoudure@gmail.com

Collection and Use of Personal Information: We will only collect the personal information necessary for our business activities and will use it solely for the purposes for which it was collected. We will inform the individuals concerned about the collection of their personal information and how it will be used. We will also require consent. For the collection, use, or communication of personal information regarding a minor under 14 years of age, we will ensure that consent is obtained from the holder of parental authority.

Retention and Destruction of Personal Information: We will retain personal information for as long as necessary to achieve the purposes for which it was collected, and we will securely destroy it when it is no longer needed. Any physical document containing personal information will be kept in a locked room and filing cabinet.

Security of Personal Information: We will take appropriate security measures to protect personal information against loss, theft, unauthorized use, disclosure, modification, or destruction. We will implement IT security protocols, multi-factor secure passwords, restricted access systems, and regular employee training to ensure that personal information is protected. We will review access rights to comply with the principle of least privilege, also known as "least privilege access," which is the concept that a user should only have access to what is strictly necessary to carry out their responsibilities, and no more. We also ask users to ensure that their equipment is secure before leaving their workstations (e.g., locking their computer or mobile phone).

Access to Personal Information: We will limit access to personal information to employees who need to use it in the course of their work. We will inform our employees of the importance of confidentiality and personal information protection. We apply the principle of least privilege to designated individuals.

Communication of Personal Information: We will only disclose personal information to third parties to the extent necessary to achieve the purposes for which it was collected, and we will obtain the consent of the individuals concerned before disclosing their personal information to third parties. If the professional in charge feels they do not possess the necessary expertise to safely communicate personal information, they must seek assistance from someone who can advise and support them. Here are a few secure communication methods we will employ:

When communicating by email, we must reply to the recipient's email (upon consent) to avoid sending messages to the wrong recipient.
Internally scanned documents must be saved in a secure, restricted-access folder rather than sent by email.
For external transmissions of documents containing personal information, you must ensure the email is encrypted or password-protected.

Rights of Data Subjects: We will respect the rights of individuals regarding personal information protection, including their right to access, rectify, and withdraw their personal information.

Training and Awareness: We will provide regular training to our employees on privacy policies and procedures, as well as the risks associated with personal information protection. Any professional who notices a risk regarding personal data protection or maintaining confidentiality must report it to the designated officer. We will ensure their protection as a whistleblower.

Confidentiality Incidents: We will demonstrate transparency regarding confidentiality incidents in order to protect the individuals concerned. In the event of a confidentiality incident initiated by a professional, VP Soudure inc. will ensure that appropriate disciplinary measures are applied to prevent a recurrence. Additionally, we maintain a registry of confidentiality incidents, regardless of their classification.

Conclusion: We are committed to protecting the personal information of our employees, clients, and suppliers in compliance with Law 25 on the protection of personal information. We will continue to evaluate and update our privacy policies and procedures to ensure compliance with the highest standards of personal information protection.

Text messaging (SMS):

Mobile numbers and SMS opt-in data are never shared, sold or rented to third parties or affiliates for marketing purposes. They are only shared with our SMS provider (Twilio) to deliver messages.

Lors d’une communication par courriel, nous devons répondre au courriel du récepteur (sur consentement) pour éviter les erreurs de destinataires.

Les documents numérisés à l’interne doivent être enregistrés dans le fichier sécurisé avec accès restreint plutôt que d’être envoyé par courriel.

Pour un envoi externe de document contenant des renseignements personnels, il faut s’assurer que le courriel est chiffré ou protégé par un mot de passe.​

Pour un envoi externe de document contenant des renseignements personnels, il faut s’assurer que le courriel est chiffré ou protégé par un mot de passe.